CƠ CẤU TỔ CHỨC PHÒNG TÀI CHÍNH
Cơ cấu tổ chức của phòng Tài chính gồm 3 bộ phận: Bộ phận Quản lý; Bộ phận Nghiệp vụ và Bộ phận Quỹ.
I. Bộ phận Quản lý: bao gồm Trưởng phòng và Phó trưởng phòng
1/ Trưởng phòng Tài chính: Lê Thị Duyên Hoài:
- Phụ trách chung, đảm bảo mọi hoạt động của phòng được tiến hành một cách trôi chảy.
- Phụ trách chung, đảm bảo mọi hoạt động của phòng được tiến hành một cách trôi chảy.
- Duyệt chi và duyệt tạm ứng các chứng từ thanh toán trước khi trình Hiệu trưởng ký duyệt.
- Phụ trách theo dõi tình hình thu-chi toàn trường
- Phụ trách công tác hạch toán kế toán.
- Phụ trách mảng XDCB, mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác giảng dạy và ủy quyền cho Phó trưởng phòng tham gia khi cần thiết.
- Thay mặt BGH giải quyết các chế độ chính sách cấp trên và nhà trường đã qui định.
2/ Phó trưởng Phòng tài chính: ThS. Tô Hồng Thiên
a) Được giao một số quyền hạn như sau:
- Duyệt chi và duyệt tạm ứng các chứng từ có giá trị từ 5.000.000 đ trở xuống.
- Thay mặt Trưởng phòng ký duyệt những khoản có tính chất thường xuyên thuộc phạm vi P.TC như: các đề xuất của phòng, xác nhận học phí SV, xác nhận các khoản công nợ của CBCNV, ...
- Điều hành công việc chung của phòng khi Trưởng phòng đi vắng.
b) Có nhiệm vụ:
- Phụ trách theo dõi tình hình thu - chi bộ phận TCCN, tình hình hoạt động của các trung tâm, các lớp liên kết, các lớp khoán tại chức …, xét duyệt các quyết toán tài chánh của các trung tâm và các lớp liên kết đào tạo, các lớp khoán tại chức với trường.
- Theo dõi các khoản trích nộp của các trung tâm, các lớp liên kết, các khoa … theo đúng qui định của trường.
- Kiểm tra, giám sát các báo cáo quyết toán tài chánh học kỳ, năm học trước khi trình Trưởng phòng và Hiệu trưởng ký duyệt.
- Lập dự toán Thu, chi hàng năm và các kế hoạch thuộc lĩnh vực tài chính của trường.
- Đôn đốc việc kiểm tra, đối chiếu việc thu học phí, học lại…
- Theo dõi cập nhật thường xuyên hồ sơ ISO.
Ngoài một số nhiệm vụ trên, khi cần thiết có thể bố trí 1 số công việc khác khi phòng có yêu cầu.
II. Bộ phận Nghiệp vụ: bao gồm Kế toán tổng hợp, Kế toán thanh toán, Kế toán theo dõi thu học phí, Kế toán theo dõi TSCĐ, CCDC và thuế và Kế toán quản lý bãi xe cơ sở Tân Phong.
1/ Kế toán tổng hợp: Nguyễn Văn Tuyên
- Theo dõi, sử dụng và quản lý phần mềm kế toán.
- Lập các chứng từ Thu, Chi phát sinh hàng ngày theo nghiệp vụ kế toán sau khi các chứng từ được phê duyệt.
- Tổng hợp báo cáo quyết toán hàng tháng, học kỳ, năm học trình duyệt.
- Sắp xếp, lưu trữ và bảo quản các chứng từ, sổ sách kế toán.
- Tập hợp và lưu giữ các chứng từ ngân hàng.
- Theo dõi hoạt động chi của các khoa.
- Đối chiếu số thu học phí với kế toán học phí và thủ qũi hàng tháng.
Ngoài những công việc trên, KT tổng hợp cùng với phòng tham gia việc thu học phí.
2/ Kế toán thanh toán: Lê Thị Minh Châu
- Xét duyệt tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ thu - chi theo đúng qui định nhà nước, và các khoản chi đúng theo quy định của nhà trường trước khi trình cấp trên phê duyệt và chịu trách nhiệm về công việc được giao.
- Có trách nhiệm đôn đốc các khoản tạm ứng thanh toán đúng thời hạn qui định.
- Theo dõi định mức tiền điện thoại các phòng, ban, khoa và thu hồi các khoản vượt định mức đó.
- Sắp xếp, lưu trữ các qui định, chính sách, chế độ của Nhà nước, nhà trường có liên quan đến tài chính.
Ngoài những công việc trên, KT thanh toán cùng với phòng tham gia việc thu học phí và các công việc khác khi cần thiết.
3/ Kế toán theo dõi tài sản, công cụ và quyết toán thuế: Phạm Văn Bé
- Có trách nhiệm phối hợp với kế toán tổng hợp phản ánh các trường hợp tăng giảm tài sản cố định (TSCĐ), công cụ dụng cụ phát sinh trong kỳ, năm học qua sổ sách theo dõi TSCĐ. Hàng năm, phối hợp với P.QT-TB kiểm kê, đánh giá lại TSCĐ và đề xuất hướng xử lý những TSCĐ hư hỏng, mất mát với cấp trên, lập kế hoạch khấo hao TSCĐ theo yêu cầu của nhà trường.
- Có trách nhiệm theo dõi các khoản trả vốn và lãi vay các quĩ.
- Theo dõi các hợp đồng kinh tế, các chi phí XDCB phát sinh trong việc xây dựng các cơ sở mới (Tân Phong-Quận 7; Nha Trang; Bảo Lộc).
- Quyết toán thuế và các vấn đề có liên quan đến thuế.
- Hàng tháng lập và theo dõi các khoản trích nộp thuế TNCN cho Viên chức và Giảng viên cơ hữu nhà trường.
Ngoài các nhiệm vụ trên, kế toán TSCĐ cùng với phòng tham gia việc thu học phí.
4/ Kế toán theo dõi học phí: Ca Lê Hoàng Anh Nhã
- Chịu trách nhiệm trong việc thực hiện thu học phí các khoá.
- Chịu trách nhiệm xây dựng các chương trình thu học phí các khoá.
- Chịu trách nhiệm sắp xếp, lư u trữ và bảo quản các phiếu thu học phí, học lại…
- Phối hợp với kế toán tổng hợp và thủ qũi đối chiếu số thu HP, học lại và các khoản thu khác ngoài học phí.
- Chịu trách nhiệm bảo quản, quản lý các chương trình phần mềm thu học phí, khi có nhu cầu mới phát sinh phải đề xuất kịp thời cho cấp trên giải quyết, xử lý.
5/ Kế toán quản lý bãi xe Cơ sở Tân Phong: Trần Thị Hồng Thắm
- Theo dõi ghi chép hàng ngày tiền thu giữ xe CS Tân Phong
- Ghi chép theo dõi việc in, phát và lưu trữ vé giữ xe.
- Theo dõi đôn đốc học phí các Cơ sở liên kết đào tạo.
- Đảm trách một số phần hành kế toán khi có nhân viên kế toán nghỉ phép
- Tham gia thu học phí
III. Bộ phận Quỹ:
Thủ quỹ Nguyễn Thị Mỹ Vân được phân công như sau:
- Chịu trách nhiệm các hoạt động thu-chi khi các chứng từ đã được ký duyệt.
- Sắp xếp và lưu trữ các phiếu thu học phí, học lại (liên dành cho thủ qũi)… để đối chiếu với số thu của kế toán tổng hợp.
- Hàng tháng đối chiếu sổ quĩ với kế toán tổng hợp.
- Tiến hành kiểm quĩ mỗi cuối tháng.
- Thanh toán tiền lương CBNV, giáo viên thỉnh giảng kịp thời và đầy đủ.
- Giao dịch với các ngân hàng khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Mọi khoản phát sinh thu, chi phải thông qua trưởng phòng.
PHÒNG TÀI CHÍNH
TRƯỞNG PHÒNG
(Đã ký)
LÊ THỊ DUYÊN HOÀI